Dokumentumok nyilvántartására, egyszerű és gyors visszakeresésére.
Valamennyi bejövő és kimenő levél, (amely a cég számára fontos információkat tartalmaz) rögzítésre kerül a számítógépben, az ügyirat fontos paramétereinek megadásával. Az okmány tartalmából néhány mondatos összefoglaló, (címszavak) kerülnek tárolásra.
A visszakeresés a rögzített adtok alapján. Akár szótöredékek megadásával keresi ki azokat az ügyiratokat, melyek a paraméternek megfelelnek.